Onboarding_-_Anlegen_neuer_Benutzer_im_EDV_Netzwerk
Onboarding – Anlage neuer Mitarbeiter im EDV-Netzwerk
Active Directory anlegen
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
Neuen Benutzer aus Kopie des Dummyusers eines Standortes erstellen, z.B. für Berlin:
--> partnership.local/Berlin/BER_Users/Dummyuser BER
Damit hat der neue Benutzer automatisch alle Pflichtgruppen des Standortes als auch kanzleiweit
User Beispiel (ohne Titel!): Lisa Meier / Anmeldename: l.meier
Mail: l.meier@skwschwarz.de
Konto: @skwschwarz.de (für online Konto) (NICHT partnership.local sonst gibt es Probleme beim Sync mit Office365)
- alle neuen Konten sollen in All_DMS_Users aufgenommen werden
- alle neuen Berufsträger und Assistenten sollen in All_Legal_Users aufgenommen werden
- alle IT-User in die Gruppe All_IT_Users aufnehmen (auch externe)
- Alle Partner in die jeweilige Standortgruppe, also HH_Partner, M_Partner, B_Partner und F_Partner
Startkennwort: siehe PWsafe > SKW Schwarz (RZ) > Windows Login > Default Kennwort neue Benutzer
Konto: Kennwort läuft nie ab
Allgemein: Rufnummer mit Durchwahl im Format: +49 69 630001 36
Bei doppelten Vor- oder Nachnamen muss SKW den Anmeldenamen vorgeben
AD Gruppen für Benutzer auflisten:
(falls es keinen Vorlage-Benutzer gibt, diese Liste in der Ticket-Rückmeldung einfügen)
Get-ADPrincipalGroupMembership <Benutzername> | select name | Sort-Object name
optionale MUE Standard-Gruppen:
„Sekretariate München“ nur hinzufügen wenn explizit angegeben!
optionale BER Standard-Gruppen
Drucker STD hinzufügen
alle Scanner
optionale HH Standard-Gruppen:
optionale FRA Standard-Gruppen:
evtl. Sekretariate Frankfurt
evtl. FRA_ProfiCash
Druckerzuweisung
Drucker werden über Gruppen gesteuert
3 Gruppen - lokal, TS, Standard
z.B. BERPRN101_BER, BERPRN101_TS, BERPRN101_Std
Office 365 Postfach anlegen
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
1. Anmeldung & Vorbereitung
2. Remote-Mailbox aktivieren (On-Premises PowerShell)
Enable-RemoteMailbox -Identity v.nachname@skwschwarz.de -RemoteRoutingAddress v.nachname@skwschwarzde.mail.onmicrosoft.com
Azure AD Sync manuell starten über Exchange Management Shell (Delta-Sync)
PS: Start-ADSyncSyncCycle -PolicyType Delta
Postfach Berechtigungen kopieren
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
RZ-mp03skw > Powershell ISE / Powershell 5.1
Add-PSSnapin Microsoft.Exchange.Management.PowerShell.SnapIn
zum Laden der Exchange Management Shell
Ordnerberechtigungen auf PF von Anwalt für Assistent2 von Assistent1 kopieren
Postfach Root Berechtigung für assistent1 auslesen:
Get-MailboxFolderPermission -Identity anwalt -User assistent1
Postfach Root Berechtigung für assistent2 zuweisen:
Add-MailboxFolderPermission -Identity anwalt -User assistent2 -AccessRights [Rechte]
Rechte kopieren:
$ErrorActionPreference = "SilentlyContinue"
$folders=Get-MailboxFolderStatistics -Identity anwalt | select -ExpandProperty folderpath
foreach($folder in $folders)
{
$path=$folder.replace("/","\")
$path=$path.replace("","/")
$AR=Get-MailboxFolderPermission -identity "anwalt:$path" -User assistent1 | select -ExpandProperty AccessRights
Add-MailboxFolderPermission -identity "anwalt:$path" -User assistent2 -accessrights $AR
#Pfad/Rechte anzeigen:
#write-host $path ">" $AR
}
Nur Hamburg: Urlaubskalender Hamburg
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
(nur für neue Mitarbeiter Hamburg)
für jeden neuen MA x.yyy in HH muss Zugriff auf Urlaub.HH einzeln eingetragen werden:
(Exchange Mgmt Shell)
Add-MailboxFolderPermission -Identity Urlaub.HH:\Calendar -User x.yyy -AccessRights Editor
Nur Berlin: Berlin Scanner
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
Scanner über DC erreichbar, kein Kennwort erforderlich
Scanner berlin: https://10.110.20.36/ (BerPRN101 TASKalfa 5500i (West))
Scanner berlin: https://10.110.20.37/ (BerPRN103 TASKalfa 3550ci (Nord))
Scanner berlin: https://10.110.20.38/ (BerPRN102 TASKalfa 5500i (Ost))
Scanner berlin: https://10.110.20.39/ (BerPRN104 (Notariat))
Scanner berlin: https://10.110.20.40/ (BerPRN105 (13OG))
- Adressbuch > lokales Adressbuch
- Name: Kürzel, siehe Onboarding Checkliste
- E-Mail l.meier@skwschwarz.de
- SMB nicht ausfüllen
Nur falls scannen auf Netzwerkordner (SMB) gewünscht ist:
(siehe #1885513 )
Adressbuch > Lokales Adessbuch > Benutzer öffnen > SMB
Hostname: 10.110.0.8
Anschlussnummer: 139
Pfad: \Scanner_BER\<NAME>
Benutzername: scan.bln
Kennwort für scan.bln siehe PWsafe > SKW BLN > 10 Hardware > Drucker Scanuser
Nur wenn gewünscht: Mailverschlüsselung
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
ToDo:
- Anmeldung Seppmail (siehe PWS)
- Reiter 'Users' > User auswählen
- neues Zert erstellen -> S/MIME > Button 'Genereate key and SwissSign certificate'
- Fertig
DATEV
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
Datev nur wenn:
- MUC - Buchhaltung
- FFM – Notariat
- BLN - Notariat
Zielbenutzer in Domänengruppe “SKW_DATEV” aufnehmen
Datev TS auswählen auf DC unter C:\Windows\SYSVOL\sysvol\partnership.local\scripts\Optionen\RDPs
Anmeldung als partnership\advo
siehe PWsafe > SKW RZ > Software > Administrator Advo
Datev-AP starten
rechts unten Datenumgebung z.B. "FRANKFURT"
Extras > Einstellungen > EO Datenpfade verwalten
Datenumgebung: <Standort auswählen>
Organisation > Sicherheit und Rechte > Benutzerverwaltung
nächste freie Mitarbeiter-Nummer finden
Organisation -> Sicherheit und Rechte -> Benutzerverwaltung
- neuen User anlegen, zuerst unter Windows-Netz den User verknüpfen,
- danach zurück auf DATEV-User und die korrekten Gruppen auswählen (wie bei analogem User).
- für die Mitarbeiterverwaltung neuen Nutzer anlegen und jeweilige Niederlassung auswählen, ebenso im RZ. Fertig.
Unsere Kanzlei -> Stammdatenübersichten -> Mitarbeiter
- Mitarbeiter zum Bearbeiten öffnen
* Zentrale Mitarbeiterdaten -> Mitarbeiter
~ Angaben für Namenskürzel, Durchwahl (z.B. 99), E-Mail und Fax ergänzen
* Mitarbeiterdaten Anwalt -> Rechtsberatung
~ Benutzer gehört zu Assistenzen
+ Diktatzeichen eingeben: kleine Buchstaben
~ Benutzer gehört zu Anwälten und/oder Notaren
+ Sachbearbeiter aktivieren
+ Rechtsanwalt aktivieren
+ Notar aktivieren -> wenn zutreffend
+ Name richtig herum schreiben
+ Funktion 1: wie zutreffend - "Rechtsanwalt" oder "Rechtsanwalt und Notar" bzw. "Rechtsanwältin" oder "Rechtsanwältin und Notarin"
+ Diktatzeichen eingeben: große Buchstaben
* in der Symbolleiste das rechte Symbol für "Speichern und Schließen" auswählen
- FERTIG
Datenumgebung für einen Benutzer zuordnen bzw. ändern
Extras > Einstellungen > EO Datenpfade verwalten
unter Datenumgebung: STANDORT auf "Datenumgebung zuordnen" klicken
unter Mitarbeitername den Namen eingeben (oder in Liste auswählen)
rechts "EO Datenumgebung auswählen"
Wichtig: User muss Recht auf Datenumgebung haben. Sollte jetzt dauerhaft unter Mitarbeiter eingestellt sein.
Referate:
Vorgehen:
1
In DATEV Arbeitsplatz unter Organisation | DATEV Anwalt Einstellungen | Kanzlei-/Stammdaten auf Referate doppelklicken.
2
Im Arbeitsblatt Referate auf + Neues Referat hinzufügen klicken.
3
Im Fenster Neues Referat hinzufügen im Feld Nummer die Nummer des Referats erfassen.
4
Im Feld Bezeichnung die Bezeichnung des Referats erfassen.
XNP
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
Applikationen > SKW_X-Notar_App (Checkliste sollte hier aktualisiert werden, XNP statt X-Notar)
dazu (oder zu XNP) gibt es keine AD Gruppe
hier ist nichts zu tun - XNP ist schon auf dem Berliner Notariats-TS vorhanden.
DMS und KMS wird durch SKW IT administriert
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
Lexolution wird als Gruppe eingetragen - Standard für alle neuen MA
VPN
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
https://advoservice-gmbh.eu.itglue.com/1927034911113436/docs/3175125626028242
Wichtig: (siehe Ticket#1835263)
- Bitte den/die entsprechenden IT-Mitarbeiter in CC setzen:
MUC T.Spitzweg, B, Haj Mustafa, K. Kondratev
BLN P.Meyer, K.Becker
FFM C.Preisser
HAM M.Kistenmacher
- und den QR in folgendes Zipfile packen:
\\rz-fs01skw\lw_q$\SKW\IT ÜÖ\1 IT-Betrieb\Projekt\SecurePoint SSL VPN\qr.zip
Microsoft M365 Lizenz zuweisen
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
4. M365-Lizenz hinzufügen
Melde dich in Microsoft Entra an:
👉 https://entra.microsoft.com/
Navigiere zu:
Gruppen → Alle Gruppen → AAD-Lic-M365-BP-Default
Klicke auf Gruppenmitglieder anzeigen
Wähle Mitglieder hinzufügen
Suche nach Nachname, Vorname
Auswählen → Hinzufügen klicken
Azure Apps für alle Benutzer zuweisen
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
Default-Apps: "TiQ SSO"
-------------------
Entweder in der GUI
- als MS365-Admin unter admin.microsoft.com anmelden
- links "Alle anzeigen" auswählen, dann "Identität" öffnen
- im geöffneten Dashboard links auf Applications > Unternehmensanwendungen klicken, dann in der Liste die Anwendung auswählen
- zu "Benutzer und Gruppen" navigieren und den neuen Benutzer mit Rolle "User" hinzufügen
Oder in Powershell
- auf RZ-DC01SKW anmelden
- beigefügtes Skript AddSingleUser_TiQ-SSO.ps1 dort auf den Desktop speichern und für $newUser den Anmeldenamen des Benutzers anpassen
- Powershell starten und angepasstes Skript ausführen (erforderliche Anmeldung wird automatisch aufgerufen)
TS Profil einrichten
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
als neuer Benutzer am TS anmelden:
\\rz-dc01skw\NETLOGON\Optionen\RDPs
STP <Standort> - 1 Monitor
Edge an Taskleiste anheften
Outlook Assistent durchklicken, Outlook an Taskleiste anheften
Netzlaufwerke prüfen
(Standard-)Drucker prüfen
nach Abmeldung:
AD Konto > Konto > nicht mehr anhaken (siehe #1827487) :
"Benutzer muss Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern"
Rückmeldung an HR
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
Kopie von Datei anlegen:
H:\Kunden\RA SKW Schwarz_uebergreifend\Formulare\Mitarbeiter On Offboarding Controlling.docx
nicht relevante Tabelle (Offboarding) markieren, Rechtsklick auf Kreuzsymbol oben links, Tabelle löschen
Formular ausfüllen und als Anhang vom Ticket schicken an (ein örtliches Postfach):
Personal.Berlin@skwschwarz.de
Personal.Frankfurt@skwschwarz.de
Personal.Hamburg@skwschwarz.de
HRServices@skwschwarz.de (für München)
-> und skw_it_hr@skwschwarz.de in CC
Hallo SKW-HR,
das Konto XXX ist angelegt - siehe Anhang, die Checkliste für Rückmeldung.
Bitte beachten Sie:
- kein Procall, kein VPN
- kein Standard-Drucker da nicht auf Checkliste angegeben
Mit freundlichen Grüßen
(Re)-Onboarding nach Stilllegung
Nötige Aktion
Hilfreicher Hinweis
falls das Konto vorher nur stillgelegt war:
(siehe Offboarding Checkliste)
diese Änderungen müssen rückgängig gemacht werden damit das Konto wieder funktioniert:
- AD Konto deaktiviert, damit ist auch VPN Anmeldung gesperrt
- Postfach aus Adresslisten ausgeblendet
- M365 Lizenz entfernt
Die Mitgliedschaft in Gruppen bzw. Verteilern bleibt unverändert d.h. Verteiler E-Mails werden weiterhin im Postfach des MA eingehen.